Với bối cảnh kinh doanh và công nghệ hiện nay, một doanh nghiệp lớn có thể làm việc với nhiều doanh nghiệp nhỏ ở nhiều mảng kinh doanh, hoặc bản thân trong một nhãn hiệu có nhiều mảng kinh doanh khác nhau. Sự nhất quán trong xây dựng chiến lực, mục tiêu kinh doanh, đảm bảo yêu cầu, truyền tải thông tin trong và nghoài doanh nghiệp trở thành một bài toán cho các doanh nghiệp. Chính vì vậy, vị trí chuyên viên phân tích doanh nghiệp (Business Analyst) ra đời.
Chuyên viên phân tích doanh nghiệp là ai?
Chuyên viên phân tích doanh nghiệp – Business Analyst, gọi tắt là BA, là người hiểu được chiến lược, mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó, đưa ra giải pháp để tối ưu năng suất, chất lượng công việc cho doanh nghiệp. Nếu nhiều bạn cho rằng công việc của chuyên gia phân tích doanh nghiệp đơn thuần là lý thuyết và báo cáo, thì xin thưa là “Không hề!”. Chuyên viên phân tích doanh nghiệp phải nắm rất chắc bản chất công việc của dự án, đồng thời hiểu rõ yêu cầu cần và đủ của các bên liên quan để đưa ra giải pháp hữu hiệu nhất.
Với sự phát triển của công nghệ, cũng như ứng dụng của công nghệ vào kinh doanh, công việc của chuyên viên phân tích doanh nghiệp dường như gắn liền với IT. Nếu từng làm việc giữa một đơn vị kinh doanh và một đơn vị công nghệ, nhiều khi đơn vị kinh doanh biết mình muốn gì, nhưng lại không biết mình cần gì. Trong nhiều trường hợp, đơn vị kinh doanh và đơn vị công nghệ không có chung tiếng nói, cùng một chủ đề mà lại có hai cách hiểu hoàn toàn trái ngược. Những lúc như thế này, chuyên viên phân tích doanh nghiệp sẽ là câu trả lời tốt nhất, giúp dự án được vận hành suôn sẻ. Quan trọng nhất, chuyên viên phân tích doanh nghiệp phải đưa ra được giải pháp dựa trên cơ sở dữ liệu.
Mô tả công việc của Business Analyst
Công việc của BA xoay xung quanh bài toán yêu cầu từ doanh nghiệp. Nhiệm vụ của BA bắt đầu từ hiểu được doanh nghiệp muốn gì, đến cần gì, nghiến cứu và phân tích chiến thuật, rủi ro, cũng như chu trình để đưa ra được một giải pháp hữu hiệu nhất.
BA phải hiểu được yêu cầu của doanh nghiệp
Đây là điều đầu tiên mà bất cứ BA nào cũng phải làm. Nếu không hiểu được yêu cầu của doanh nghiệp, BA sẽ không biết bắt đầu từ đâu, bước tiếp theo sẽ là gì. Điều quan trọng nhất là nếu bản thân BA còn không hiểu được nhu cầu từ doanh nghiệp, BA sẽ không thể truyền đạt được đề bài này cho các bên, dẫn đến nhiều sai sót của dự án trong tương lai.
BA phải hiểu được nhu cầu của doanh nghiệp
Nếu bên trên là hiểu được yêu cầu, tức là thứ doanh nghiệp muốn, thì nhu cầu là thứ doanh nghiệp cần. Nhiều lúc doanh nghiệp biết mình muốn gì, nhưng lại không rõ là mình cần gì, hay là tại sao mình lại cần điều đó. Ví dụ, doanh nghiệp muốn tiến đến điểm B, nhưng tới được B thì phải đi qua A. BA giỏi sẽ là người lường trước, tiên liệu được điều này, từ đó đem lại giải pháp hữu hiệu nhất cho doanh nghiệp.
BA phải hiểu được yêu cầu nào là trọng yếu
Nếu yêu cầu nào cùng được coi là quan trọng nhất, thì BA sẽ không có điểm bắt đầu. Chưa kể, nếu thực hiện nhiều mục tiêu cùng một lúc, doanh nghiệp không thể có đủ nguồn lực. Chính vì vậy, BA sẽ phải hiểu rõ và quyết định được những mục tiêu nào cần đạt trước. Ví dụ, BA có thể hỏi doanh nghiệp nêu ra top 5 mục tiêu mà doanh nghiệp có thể nghĩ tới ngay lập tức. Sau đó, giả sử cho 100 triệu thì sẽ đầu tư tiền vào ba mục tiêu nào. Từ đó, BA có thể hình dung ra nền tảng yêu cầu từ doanh nghiệp. Kết hợp điều đó với phân tích dữ liệu từ bản thân doanh nghiệp, thị trường và đối thủ, BA sẽ đưa ra được giải pháp cho bài toán của doanh nghiệp.
BA phải truyền tải được yêu cầu của doanh nghiệp cho các bên
Hiểu được yêu cầu từ doanh nghiệp là một chuyện, làm cho các bên thuộc nhiều lĩnh vực kinh doanh hiểu được lại là chuyện khác. Ví dụ, BA hiểu được yêu cầu từ ngân hàng, nhưng lại không giải thích được cho bên IT thì dự án cũng coi như công cốc. Chính vì lý do này, bên cạnh kỹ năng giao tiếp, BA còn thường là người có kiến thức và kinh nghiệm chuyên ngành để có thể hiểu được cách làm việc cũng như mục tiêu của các bên. BA phải hiểu và chung tiếng nói với nhiều ban ngành và lĩnh vực, tránh tình trạng “ông nói gà, bà nói vịt”.
BA phải quản lý được tiến trình của dự án
Mỗi ban ngành sẽ có cách làm việc cũng như tiến trình công việc khác nhau. Nếu BA không đảm bảo được điều này, không những làm dự án giảm tiến độ, mà còn có thể làm hỏng cả dự án. Chưa hết, BA phải kiểm soát được lượng thông tin chia sẻ trong từng giai đoạn của dự án. Với mỗi giai đoạn cụ thể, BA nên xác định được thông tin nào sẽ có giá trị nhất. Chia sẻ nhiều thông tin một lúc có thể dẫn đến sai lệch trong truyền đạt, làm giảm khả năng sáng tạo của người thực hiện và ảnh hưởng đến chiến thuật chung của doanh nghiệp.
BA phải đảm bảo được hệ thống vận hành
Hệ thống này được hỗ trợ bởi nhiều công việc nhỏ, ví dụ như truyền đạt giữa các bên, lưu trữ giấy tờ, báo cáo tiến độ liên cấp… Một hệ thống làm việc chắc chắn sẽ giúp BA theo sát được dự án hơn. Khi hết dự án, BA sẽ có cơ sở nền tảng để báo cáo với các bên liên quan.
Business Analyst cần có những kỹ năng gì?
Có rất nhiều ngạch BA nhỏ, ví dụ như BA hệ thống, BA vận hành, những nói chung, để có thể trở thành BA thành công, bạn thường cần có 5 kỹ năng chính
Kỹ năng lập báo cáo
Lập báo cáo là một kỹ năng vô cùng quan trọng với BA, bao gồm lập danh sách yêu cầu từ khách hàng, báo cáo với các cấp, các ban ngành khác nhau. Những thông tin bạn ghi và lưu lại sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến dự án hiện tại cũng như việc phát triển, thay đổi các dự án trong tương lai. Bạn cần có một hệ thống lưu trữ cụ thể, chắc chắn để những dự án trong tương lai có thể biết được điểm mạnh, điểm yếu của dự án cũ.
Giao tiếp bằng văn bản là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng. Đối với một BA, bạn cần hiểu cấp nào, chuyên ngành nào thì sẽ hiểu được vấn đề theo mức độ nào. Việc lập nên một báo cáo, bao gồm đầy đủ thông tin cần thiết mà không tốn quá nhiều thời gian cho người đọc, không hề đơn giản. Nếu bạn viết báo cáo cho bộ phận IT, bạn cần viết cụ thể hết mức có thể. Tuy nhiên, nếu bạn viết báo cáo cho các cấp CEO, hãy cố viết ngắn gọn, xúc tích, đủ ý, không cần quá cụ thể, để CEO có thể nhìn bao quát được vấn đề, kết hợp nhiều nguồn thông tin khác nhau để đưa ra được quyết định.
Kỹ năng thu thập thông tin
Là một BA, bạn phải thu thập thông tin từ rất nhiều nguồn, và quan trọng nhất là hiểu được nội dung đằng sau của thông tin. Bạn có thể cần tìm hiểu cặn kẽ, xem nguồn thông tin đến từ đâu, mục đích của thông tin là gì, người yêu cầu quả thật muốn gì, cần gì. Bạn không thể đưa ra giải pháp hiệu quả nhất nếu không hiểu được chi tiết đề bài. Đây chính là nhiệm vụ chính của một BA. Bạn cần giúp tất cả các bên liên quan hiểu được suy nghĩ , ý kiến của nhau.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Đây là kỹ năng chung mà bất cứ ai cũng cần khi muốn phát triển sự nghiệp liên quan đến các ngành phân tích. Giải quyết vấn đề bao gồm hai bước chính: xác định vấn đề, và đặt giải pháp cho vấn đề. Đó là lý do tại sao BA cần phải có khả năng thu thập thông tin thượng thừa. Một BA giàu kinh nghiệm luôn hiểu rằng yêu cầu công việc thường không rõ ràng như “1+1=2”. BA sẽ phải tìm hiểu, suy luận, hiểu được ý nghĩa và quá trình đằng sau của từng yêu cầu, để hiểu được vấn đề cốt lõi, từ đó có được giải pháp phù hợp nhất.
Minh hoạ dữ liệu
Minh doạ dữ liệu là một loại hình khác của giao tiếp. Thay vì dùng ngôn ngữ, lời nói, bạn sẽ dùng hình ảnh để tối giản hoá những vấn đề, định nghĩa phức tạp nhất. Minh hoạ dữ liệu có thể đi từ dạng đơn giản là những biểu đồ số liệu, đến những minh hoạ khó nhằn hơn như các bản vẽ thiết kế, khung thiết kế (wireframe) cho IT. Bạn có thể bắt đầu tập thói quen minh hoạ dữ liệu từ những công cụ đơn giản, dễ tìm nhất như Excel. Minh hoạ dữ liệu còn là một thói quen. Hãy cố gắng áp dụng thói quen này vào mọi dự án của bạn.
Kỹ năng giao tiếp
Nếu bạn không có khả năng giao tiếp tốt, bạn không thể truyền đạt ý kiến của mình có hiệu quả. Kỹ năng giao tiếp có hai chiều: lắng nghe và truyền đạt, và cả hai đều vô cùng quan trọng đối với một BA. Một BA thành công là người có phương thức riêng, khiến đối phương thể hiện rõ ràng, mạch lạc những điều mà họ muốn. Kỹ năng giao tiếp còn giúp bạn xây dựng nền tảng quan hệ tốt với các phòng ban, điều sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong quá trình làm việc.
Business Analyst có những hướng phát triển nào?
Những nơi làm việc lý tưởng cho lộ trình phát triển nghề nghiệp BA là:
- Công ty chuyên tư vấn, phân tích doanh nghiệp
- Công ty công nghệ
- Công ty chuyên nghiên cứu
- Các tập đoàn lớn luôn cần một đội ngũ phân tích doanh nghiệp hùng hậu
