Quản lý công việc là một trong những thử thách lớn khi làm việc nhóm, nhất là trong giai đoạn Covid-19 như hiện nay. Quản lý công việc không chỉ là phân chia việc và thời gian, nó là sự kết hợp của lưu trữ, chia sẻ dữ liệu, liên lạc thuận tiện giữa các thành viên, quản lý khách hàng, hoạt động và nguồn lực. Dưới đây là 10 ứng dụng miễn phí, hữu ích cho quá trình làm việc nhóm.
Slack
(Nguồn Slack)
Đối với một nhóm cần phải liên lạc nhiều và nhanh thì Slack sẽ là lựa chọn hoàn hảo. Thông tin trong khi làm việc nhóm sẽ được cập nhật liên tục bởi Slack. Slack còn cung cấp nhiều shortcut, phù hợp với truy cập vào từng dự án nhanh chóng.
Những tính năng nổi bật nhất
- Liên lạc trong nhóm
- Kết nối với Google Drive, Dropbox
- Thiết lập nhắc nhở
- Nhấn mạnh những từ cần lưu vào nhắc nhở, nếu những từ này có xuất hiện trong các cuộc hội thoại
Zoho Workplace
(Nguồn Zoho)
Zoho Workplace là ứng dụng hội tụ đầy đủ các tính năng về làm việc nhóm, liên lạc mà một dự án sẽ cần. Chưa hết, Zoho Workplace còn được tích hợp các ứng dụng về CRM (quản lý khách hàng), Tài chính và Tuyển dụng.
Những tính năng nổi bật
- Dễ dàng chia sẻ công việc, email
- Thích hợp để quản lý qua cả điện thoại, máy tính bảng
Bitrix24
(Nguồn Bitrix24)
Bitrix24 là sự kết hợp của những tính năng hợp tác, liên lạc và quản lý. Điểm đặc biệt của Bitrix24 là sự kết hợp của làm việc nhóm hiện đại và truyền thống. Bitrix24 có thể kết hợp với số điện thoại và các hệ thống nhân sự khác, cũng như email nội bộ.
Những tính năng nổi bật
- Hệ thống liên lạc nội bộ
- Biểu đồ Gantt
- Quản lý khối lượng công việc của từng thành viên nhóm
- CRM
- Kết nối được với hệ thống điện thoại
Harvest
(Nguồn Harvest)
Nếu khi làm việc nhóm, bạn cần một hệ thống quản lý thời gian biểu của các thành viên thì Harvest sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo. Harvest sẽ giúp bạn tính khối lượng công việc và giờ làm của từng thành viên một cách đơn giản nhất. Từ đó bạn có thể tính được chi phí nhân công chính xác nhất cho dự án của mính. Harvest còn có thể tích hợp với rất nhiều ứng dụng khác, như Trello, Slack, Asana.
Những tính năng nổi bật
- Tính hợp với nhiều loại trình duyệt khác nhau của OS, iOS, hoặc là Android
- Ước tính chi phí nhân công dựa theo số giừo làm
- Cập nhật dữ liệu liên tục
- Dễ dàng tích hợp với những công cụ quản lý dụ án khác
Teamwork
(Nguồn Teamwork)
Teamwork sẽ giúp bạn quản lý thời gian khi làm việc nhóm hiệu quả nhất. Ứng dụng cho phép người dùng ước lượng thời gian cần để hoàn thành một công việc, sau đó so sánh với thời gian thực tế.
Những tính năng nổi bật
- Quản lý thời gian làm việc
- Có thể xuất báo cáo với nhiều định dạng
- Cập nhật thời gian thực tiễn liên tục
Asana
(Nguồn Asana)
Khi sử dụng ứng dụng Asana để làm việc nhóm, bạn không cần phải có email. Ứng dụng sẽ cung cấp những tiện ức về quản lý dự án, lưu trữ dữ liệu và củng cố hợp tác giữa các thành viên.
Những tính năng nổi bật
- Chia nhỏ công việc thành từng phần nhỏ
- Sắp xếp công việc theo từng mốc thời gian của dự án
- Kiểm tra tiến trình của từng mốc
- Dễ dàng có cái nhìn tổng thể về cả dự án
Fleep
(Nguồn Fleep)
Ứng dụng Fleep tập trung chủ yếu vào tính năng trao đổi thông tin nhanh chóng giữa các thành viên. Fleep là sự kết hợp của email, Google Hangouts và công cụ trao đổi thông tin của riêng Fleep. Người dùng không cần đổi công cụ liên tục khi sử dụng Fleep.
Những tính năng nổi bật
- Trao đổi thông tin giữa các thành viên
- Có thể thay thế cho email
- Tích hợp với Google Hangouts
Notion
(Nguồn Notion)
Công cụ Notion hỗ trợ lên kế hoạch cho dự án, chia sẻ thông tin, dữ liệu khi làm việc nhóm một cách dễ dàng hơn. Notion sẽ giúp ghi nhớ tất cả những ý tưởng trong lúc lên kế hoạch cho dự án. Chưa hết, Notion còn có thể liên kết với Slack để tăng độ nhạy bén trong liên lạc nội bộ. Notion được xây dựng như thể một bộ LEGO, có thể tích hợp với nhiều ứng dụng khác.
Những tính năng nổi bật
- Lên kế hoạch cụ thể hàng tuần
- Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu
- Tình năng bình luận được nhấn mạnh
- Có thể lên kế hoạch cho cả dự án hoặc từng cá nhân
- Có thể sử dụng như một tấm bảng ý tưởng
Toggl
(Nguồn Toggl)
Ứng dụng Toggl lập kế hoạch dựa theo trình tự thời gian của dự án, tập hợp các kế hoạch nhỏ, các buổi họp của từng cá nhân vào một bảng kế hoạch chung. Làm việc nhóm sẽ dễ dàng hơn khi công việc của từng thành viên không bị chồng chéo.
Những tính năng nổi bật
- Thiết kế dựa vào biểu đồ Gantt
- Lập kế hoạch công việc chi tiết
- Quản lý dự án
- Kiểm tra kế hoạch và thời gian trống của từng thành viên
Trello
(Nguồn Trello)
Ứng dụng Trello giúp các thành viên có thể hình dung, sắp xếp kế hoạch dễ dàng hơn. Ứng dụng phù hợp với những công việc ngắn hạn, cần hoàn thành nhanh. Tuy nhiên, ứng dụng chỉ miễn phí khi được sử dụng bởi cá nhân, phải trả phí nếu dùng cho doanh nghiệp.
Những tính năng nổi bật
- Đơn giản hoá quá trình sắp xếp công việc
- Không giới hạn số lượng công việc
- Chia sẻ hình ảnh và dữ liệu dễ dàng
- Sắp xếp công việc theo ngày và độ quan trọng
- Tính năng bình luận từng việc
